Impuestos para Emprendedoras, Deducibles

¡Hola queridas emprendedoras! Iniciar y manejar un negocio en México puede ser emocionante, pero también trae consigo una serie de responsabilidades fiscales que es crucial entender. Soy Olga Hernández, Asociada Jr en Zonum Legal y abogada de la UNAM con estudios en Compliance Fiscal; hoy quiero compartir con ustedes algunos consejos básicos para que puedan manejar sus impuestos de manera efectiva, y, al mismo tiempo, impulsar el crecimiento de sus negocios. Hoy nos enfocaremos en la deducibilidad del Impuesto sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA), además de brindarles una orientación básica de cómo organizar físicamente sus expedientes de ingresos y gastos. ¡Vamos allá!

¡Vámos emprendedoras!

Consejos Básicos sobre la Deducibilidad del Impuesto sobre la Renta (ISR):

Deducción de Gastos Necesarios para el Negocio: Uno de los aspectos más importantes a considerar para la deducibilidad del ISR es identificar qué gastos son necesarios y estrictamente indispensables para tu negocio. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa en línea, los costos de adquisición de inventario, envíos, publicidad, y servicios digitales como el hosting de tu página web, son deducibles. Es vital que todos estos gastos estén debidamente documentados con facturas electrónicas (CFDI) que cumplan con los requisitos fiscales. Mantén un registro ordenado de todas tus transacciones para evitar problemas con el SAT.

Todo aquello que sea necesario e indispensable para el negocio ¡es deducible!

Inversiones en Activos Fijos: Las inversiones en activos fijos, como computadoras, muebles, equipo de oficina y vehículos utilitarios, pueden ser deducibles a través de la depreciación. La depreciación es el proceso mediante el cual el costo de un activo se distribuye a lo largo de su vida útil. En términos simples, esto significa que puedes deducir una parte del costo del activo cada año. Por ejemplo, si compras una computadora para tu negocio por $20,000, no deduces los $20,000 en un solo año, sino que distribuyes este monto durante los años que la computadora te será útil. La clave está en identificar correctamente la vida útil de cada activo y aplicar las tasas de depreciación que el SAT establece.

Gastos de Publicidad y Promoción: Para cualquier negocio, especialmente aquellos que están empezando, la publicidad y la promoción son esenciales para atraer clientes y aumentar las ventas. Los gastos en marketing y publicidad, siempre que estén debidamente documentados, son deducibles del ISR. Esto incluye costos como:

• Publicidad en Redes Sociales: Gastos en campañas de Facebook Ads, Instagram Ads, Google Ads, y cualquier otra plataforma de redes sociales donde promuevas tu negocio.

• Diseño Gráfico y Producción de Contenido: Contratar servicios de diseño gráfico para crear logotipos, banners, y otros materiales promocionales.

• Eventos y Ferias Comerciales: Participación en eventos, exposiciones, ferias comerciales y cualquier otra actividad que promueva tus productos o servicios.

• Material Impreso: Producción de volantes, tarjetas de presentación, catálogos, y cualquier otro material impreso de promoción.

Para que estos gastos sean deducibles, es crucial que todos los pagos estén respaldados por facturas electrónicas (CFDI) emitidas a nombre de tu negocio.

Tu publicidad es deducible, aprende a invertir.

Además, asegúrate de que los servicios contratados sean necesarios y útiles para las actividades comerciales de tu empresa. Documentar y mantener un registro ordenado de estos gastos no solo te ayudará a reducir tu carga fiscal, sino que también te permitirá medir el retorno de inversión (ROI) de tus estrategias de marketing.

Consejos Básicos sobre la Deducibilidad del Impuesto al Valor Agregado (IVA):

Acreditamiento del IVA Pagado en Compras: El IVA que pagas en las compras relacionadas con tu negocio puede ser acreditado contra el IVA que cobras a tus clientes. Esto significa que puedes restar el IVA de tus compras al IVA que debes pagar al SAT. Por ejemplo, si compraste mercancía por $10,000 pesos y pagaste $1,600 de IVA (16%), puedes acreditar esos $1,600 contra el IVA que cobraste en tus ventas. Es crucial que guardes todas las facturas de tus compras y que éstas cumplan con los requisitos fiscales. Además, las compras deben estar relacionadas con actividades gravadas por IVA para que puedan ser acreditables.

IVA en Gastos Generales del Negocio: Además de las compras directas de mercancías, el IVA que pagas en gastos generales del negocio también es acreditable. Esto incluye servicios de publicidad, alquiler de locales, servicios de telecomunicaciones, entre otros. Supongamos que pagas $5,000 pesos de renta mensual por un local y $800 pesos son de IVA. Este IVA también puede ser acreditado. Nuevamente, es importante que todos estos gastos estén debidamente documentados con facturas electrónicas.

Lleva tu contabilidad o con la ayuda de un Contador, es mucho mejor que no llevarla.

Declaraciones y Pagos Puntuales: Para poder acreditar el IVA de manera efectiva, es esencial presentar tus declaraciones mensuales a tiempo y realizar los pagos correspondientes. El SAT requiere que las declaraciones de IVA se presenten mensualmente, y en ellas debes reportar el IVA cobrado a tus clientes y el IVA pagado en tus compras y gastos. Si hay un saldo a favor, puedes solicitar su devolución o acreditarlo en declaraciones futuras. La puntualidad en estas obligaciones evita multas y recargos, y te permite llevar un control adecuado de tu situación fiscal.

Consejos para Manejar Expedientes de Ingresos y Gastos:

Organización y Digitalización de Documentos

Uno de los aspectos más importantes para llevar una contabilidad ordenada es la correcta organización y digitalización de todos los documentos relacionados con los ingresos y gastos de tu negocio. Aquí te dejo algunos pasos y prácticas recomendadas para hacerlo:

• Clasificación de Documentos: Empieza por clasificar todos los documentos en dos categorías principales: ingresos y gastos. Dentro de estas categorías, crea subcategorías específicas. Por ejemplo:

  • Ingresos: Ventas diarias, ventas por plataformas (e-commerce, redes sociales), otros ingresos.

  • Gastos: Compras de inventario, servicios (luz, agua, internet), publicidad y marketing, nómina, gastos administrativos, etc.

• Archivos Físicos y Digitales: Si bien es importante mantener una copia física de los documentos importantes, la digitalización es clave para una gestión eficiente. Utiliza escáneres o aplicaciones móviles para convertir tus documentos en archivos digitales (PDF, JPEG, etc.).
  

• Nombres y Etiquetas Claras: Al digitalizar y guardar documentos, usa nombres de archivos claros y descriptivos que incluyan detalles como la fecha, el tipo de documento y el monto. Por ejemplo: "Factura_Ventas_Enero_2024_$5000.pdf". También es útil etiquetar los archivos con palabras clave para facilitar la búsqueda.

• Respaldo y Seguridad de Datos: Asegúrate de hacer copias de seguridad regulares de todos tus archivos digitales. Utiliza servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, o OneDrive, y considera tener una copia de seguridad externa en discos duros o dispositivos USB. Protege tus archivos con contraseñas y usa software de seguridad para evitar pérdida o robo de información.

• Revisión y Actualización Regular: Dedica tiempo regularmente, al menos una vez al mes, para revisar y actualizar tus archivos. Esto te ayudará a detectar cualquier error o inconsistencia a tiempo y asegurarte de que todos los documentos están en orden y completos. Además, te permitirá tener una visión clara y actualizada de la situación financiera de tu negocio.

• Conservación de Documentos: Según las leyes fiscales en México, es necesario conservar los documentos fiscales durante al menos cinco años. Asegúrate de mantener tanto las copias físicas como digitales de todos los documentos importantes dentro de este período para estar preparada ante cualquier auditoría o revisión por parte del SAT.

Recuerda que tu obligación es mantaner tus comprobantes por 5 años, arma carpetas por ejercicio fiscal.

Conclusión

Como jóvenes emprendedoras, es fundamental comprender y manejar de manera eficiente las obligaciones fiscales de tu negocio. La deducibilidad del ISR y del IVA no solo te ayuda a cumplir con la ley, sino que también puede mejorar la salud financiera de tu empresa al reducir la carga fiscal y liberar recursos para reinvertir en el crecimiento del negocio.

Recuerda que la clave está en mantener una contabilidad ordenada, documentar correctamente todos los gastos e inversiones, cumplir puntualmente con las declaraciones y pagos. Si bien puede parecer complejo al principio, contar con el asesoramiento de un contador público certificado y utilizar herramientas de gestión contable puede hacer esta tarea mucho más sencilla.

Espero que estos consejos te sean de gran ayuda en tu camino emprendedor. ¡Mucho éxito en tu negocio y que sigan creciendo!

Olga A. Hernández

Abogada | Associate Jr en Zönum Legal

Olga Hernández